CRM-система для онлайн-школы: зачем она нужна и как её выбрать

Что такое CRM-система и зачем она нужна онлайн-школе

Помните, как раньше бизнес хранил информацию о клиентах? В телефонных книжках, в таблицах Excel, ежедневниках, картотеках. Это было неудобно. Все эти носители в момент могли потеряться, а систематизировать в них информацию или быстро её найти было достаточно сложно. Восстановить всю историю взаимоотношений с клиентом можно было только по памяти или собрав все записи вместе.

В сфере образования использовался почти такой же подход. Методисты вручную составляли расписания, вся информация о студентах хранилась в журналах, а сам учебный процесс невозможно было представить без физического присутствия в аудитории. К счастью, эти времена прошли.

Чтобы всё работало как часы и быстро, надо чтобы информация о каждом клиенте была занесена в общую базу данных. При этом поиск по ней должен быть быстрым, а обновление информации простым. Все рабочие задачи, расписания также должны храниться в удобном виде и в любой момент доступны и легко изменяемы. Все эти функции и много других реализованы в современных CRM-системах.

CRM-системы — это системы управления взаимоотношениями с клиентами.

Они включают в себя и другие функции по оптимизации бизнес-процессов — можно найти всё, что нужно. Всё зависит от потребностей компании.

Для онлайн-школы CRM-системы — эффективное решение. Все процессы как учебные, так и любые другие, должны фиксироваться в едином информационном пространстве, иначе хаоса не избежать. Современные CRM для образования включают:

• Учёт клиентов и полную информацию о взаимоотношениях с ними;
• Маркетинговые инструменты;
• Расписание занятий и информацию по учебному процессу, по студентам;
• Личные кабинеты студентов и преподавателей с возможностью загружать домашние задания и получать обратную связь;
• Возможность создавать задачи, бизнес-процессы и планировать работу.

Это неполный перечень возможностей CRM. Могут быть и другие функции, в том числе нестандартные, для реализации которых можно привлечь разработчиков.

Как выбрать CRM-систему для онлайн-школы

При выборе CRM-системы всегда исходите из своих потребностей. Не стоит сразу покупать максимальные тарифы. Если ваша задача на текущий момент — это учёт студентов и продаж, то обращайте внимание именно на базовые возможности системы.

Карточка клиента. Сначала остановитесь на простой информации о студентах:

• Фамилия, имя, отчество;
• Контакты;
• Программа обучения.

Сегментация. В базовом функционале обязательно должна быть возможность создавать программы обучения и группы студентов. Иначе у вас будут сплошной поток клиентов, в котором легко запутаться.

Интеграция всех заявок с CRM. Если у вас есть сайт и формы заявок на нём, то нужна возможность интеграции этих заявок в CRM, чтобы они мгновенной оказывались в ней и отправлялись в работу менеджерам. Важно, чтобы в одну систему попадали все источники заявок — а то менеджеры будут пропускать лиды и терять клиентов. Также необходима информация о статусе клиентов и возможность получать от них комментарии.

Дополнительная функциональность CRM.Что ещё пригодится — отслеживание платежей и задолженности, возможность оповещения студентов о начале занятий, отчёты о происходящих процессах, отслеживание маркетинговой активности, постановка задач сотрудникам, возможность хранения информации. Эти функции даже в простом варианте без дополнительной разработки значительно повысят эффективность вашей работы и помогут существенно её облегчить.

Немаловажный момент — безопасность CRM. Обратите внимание на этот момент, почитайте отзывы и подробнее узнайте, как выбранная система решает этот вопрос. При выборе CRM лучше сначала воспользоваться тестовым периодом и внимательно изучить функциональность — всё должно быть удобно. Также стоит расспросить менеджера о компании и обрисовать ему ваши потребности.

Рейтинг CRM для образования

Согласно отзывам пользователей и экспертов можно выстроить такую шкалу популярности CRM-систем для онлайн-школ:

GetCourse. Одна из крупнейших платформ для продажи и проведения обучения. Для тренеров, преподавателей, инфо-бизнесменов. Отличается широким функционалом и большим выбором тарифных планов.

AMOCRM. Один из лидеров рынка CRM. Компания предлагает интересные решения для образования и делится успешными кейсами по реализации проектов для образовательных услуг.

Битрикс24. CRM помогает онлайн-школе автоматизировать продажи и выстроить бизнес-процессы.

Альфа CRM. Система разработана специально для образовательных проектов, здесь можно выбирать тарифы в зависимости от количества учеников.

Параплан. Изначально CRM позиционировала себя как систему для детских центров, но сейчас она активно развивается и предлагает большую функциональность.

Что важно запомнить

• CRM-система помогает систематизировать и оптимизировать все процессы в онлайн-школе. С её помощью вы можете вести полноценный учёт студентов, сохранять всю информацию о взаимодействии с ними.
• В CRM вы также можете создавать учебные программы, разбивать студентов на группы и создавать для них личные кабинеты с возможностью загружать домашние работы и получать учебные материалы.
• Очень удобна возможность отслеживать платежи и маркетинговые инструменты — вы видите, откуда приходят деньги.
• По внутренним бизнес-процессам всё не менее удобно: можно контролировать работу отдела продаж, ставить задачи сотрудникам и проверять их выполнения — система обо всём напомнит.

Это всё стандартные возможности любой современной СRM, но на старте их обычно достаточно.

Ольга Мартынова