Как использовать гибкие подходы для управления онлайн-школой

Смысл гибких методологий

Классическое планирование любого проекта, в том числе и бизнеса, выглядит как составление пошагового списка дел. Начать с проработки стратегии, затем уделить время экономике, после продумать маркетинговое продвижение. В результате вы получите огромный нумерованный список из сотни пунктов.

Явная проблема такого подхода — если появляются какие-то новые данные, весь список нужно переписывать. Но есть и ещё несколько негативных нюансов:

• Процесс идёт очень медленно — невозможно приступить к следующему шагу, пока не будет выполнен предыдущий;
• Обратная связь не учитывается — даже если вы добавили в план сбор мнений пользователей о вашем продукте, чаще всего, вы получите информацию слишком поздно. Ведь сначала надо выполнить другие пункты плана, а уже затем писать следующие шаги с учётом отзывов студентов о курсе.

Из-за этого забывается ключевой принцип бизнеса — нужно делать тот продукт, который востребован у аудитории.

В отличие от классического планирования гибкие методологии предполагают другой подход:

• Нет далекоидущих планов;
• Нет досконального планирования всего проекта;
• Работа идёт небольшими итерациями;
• Продукт постоянно модифицируется в зависимости от реакции потребителей;
• Бизнес можно бесконечно масштабировать;
• Процессы не зависят друг от друга, всё может работать параллельно.

Гибкие методологии используют в крупных IT-проектах, например, в «Сбербанке», и на реальном производстве — родоначальником такого подхода считается Toyota.

Начните со списка задач

Основа гибких методологий — так называемый бэклог. Это список задач, которые нужно выполнить по проекту. Это не итоговый документ, в него добавляют новые пункты по ходу работы.

Удобнее всего составлять такой список в таблице. Вместо нумерации, используйте коэффициенты приоритета — четырёхзначные цифры. Это задел на будущее — когда появляется новая задача, её удобно добавить.

Формулировать конкретные задачи не нужно — сначала составьте перечень из общих пожеланий к проекту, а уже потом можете расписать их подробнее. Например, общая задача «Сделать лендинг» с приоритетом в 1000 превратится в перечень задач:

• 1010 — найти похожие сайты для вдохновения;
• 1020 — дать задачу маркетологу составить прототип;
• 1030 — узнать, на какой платформе лучше размещать лендинг;
• 1040 — снять видеопрезентацию для сайта;
• 1050 — подобрать фотографии с работами учеников.

И так до бесконечности. Потратьте достаточно времени на составление списка.

Перенесите список на рабочую платформу

Бизнес — это не только вы, но и привлечённые специалисты. Успешны бизнес будет работать, если вы научитесь делегировать задачи и контролировать их выполнение. Agile для онлайн-курсов применяет для этого специальные инструменты.

Самый простой — Trello. Это менеджер задач с визуализацией процессов, созданный по технологии kanban. У вас есть доска, в которой можно создать несколько столбцов. Указывайте в них промежуточные стадии, которые проходит любая задача. Например, для небольшой онлайн-школы доска может выглядеть так:

• Список задач;
• В работе;
• Требует внимания руководителя;
• На проверку;
• Доработки;
• Принято;
• Оплачено.

Доски в Trello могут быть персональными и командными. Первые приватные, их удобно использовать для организации собственных процессов. В командные можно приглашать других людей — так вы сможете работать вместе, а все задачи будут на виду.

Оцените время и внедряйте спринты

Ещё один плюс гибких методологий для создания и контроля бизнеса — руководителю не нужно тратить время на оценку срока, за который будет выполнена задача. Вот как работает принцип:

• Вместе с командой нужно выработать единицу оценки — например, взять какую-то простую задачу, которую каждый выполнит примерно за час;
• Договориться, что это будет условный «Х»;
• Остальные задачи оцениваются так: «я буду делать эту задачу в два раза дольше, чем Х».

Главное — оценивать сроки должна именно команда, а не руководитель. Люди на местах лучше знают, сколько они потратят времени на каждый процесс.

Краткосрочное планирование в гибких методологиях проходит с помощью спринтов — небольших отрезков времени, обычно это неделя или две. На старте сотрудники набирают себе из бэклога задач, распределяют по ним ориентировочные сроки. В конце спринта работа должна быть сдана.

Приготовьтесь к тому, что первые два — три спринта проходят со срывами сроков — сначала люди переоценивают себя и берут слишком много задач. Затем начинают осторожничать и берут меньше, но в середине спринта добирают ещё. Через какое-то время проблема с оценкой проходит, люди привыкают работать отрезками, производительность вырастает.

Обратите внимание — если задача на спринт взята в работу, она считается закреплённой за сотрудником и неизменна. Зато сам список задач можно бесконечно видоизменять в процессе, добавляя туда новые карточки и меняя их приоритет. Руководитель проекта может сам закреплять сложные приоритетные задачи за сотрудником, на старте спринта — тогда специалист просто вернёт в список задачи с низким приоритетом, если понимает, что не может сделать всё.

Задачи руководителя и дополнительные роли в команде

Если ваш бизнес растёт, и людей становится всё больше, всех сотрудников лучше разделить на команды из 5–6 человек, плюс добавить в них специалиста, который будет выполнять функции куратора. На старте лучше потрудиться самому — так вы разберётесь в нюансах управления и сможете модернизировать процессы на лету.

Вот список задач:

• Нужно как можно раньше выпустить минимально жизнеспособный продукт. Поэтому расставляйте приоритеты в списке задач так, чтобы первый релиз получился как можно раньше;
• Затем, по аналогии с программами, готовьте следующие версии вашей онлайн-школы — например, на старте у вас может быть один курс, а через три — четыре спринта — уже три пакетных предложения;
• Выделите время на сбор и анализ обратной связи — добавляйте в новые версии продукта важные для студентов «фичи».
• Фиксируйте дедлайны, анализируйте столбец с выполненными задачами в Trello. Изучайте эффективность сотрудников — кто постоянно работает продуктивно, а кто выполняет слишком мало задач.

В Scrum — это одна из гибких методологий — есть приём «ретроспективы». После каждого спринта руководитель собирает от команды мнения и идеи о том, как улучшить работу над проектом. Это должны быть конкретные действия с измеримыми результатами:

• Плохо — надо работать быстрее;
• Нужно купить доступ к автоматизированному сервису таргетинга, так будем тратить на сбор аудитории не 5х времени, а 2х. Продуктивность должна вырасти.

Записывайте в отдельном столбце Trello такие идеи, тестируйте и через спринт снова собирайте «ретроспективу» — сработала идея или нет. Если всё хорошо, оставляйте её в процессах. Затем повторяйте — идея, проверка, контроль, новая идея. Так работает agile для онлайн-школы и любого другого проекта.

Чаще общайтесь с инициативными сотрудниками, собирайте обратную связь у студентов, пробуйте. И не забывайте постоянно узнавать новое — чем больше чужого опыта вы соберёте, тем проще вам будет делать свой проект.

Такой подход к управлению бизнесом — модифицированный для онлайн-школ скрам. Меняйте методологию под себя, создавайте свои шаблоны организации и контроля.