Как организовать конференцию в онлайне. Пошаговый план

Шаг 1. Разработать стратегию

Начните с общего планирования. Вам нужно прописать чёткую концепцию мероприятия, лучше в отдельном документе.

Для кого проводится встреча. Кто ваша основная целевая аудитория? Вы должны буквально нарисовать несколько портретов типичных слушателей конференции. Отвечайте на вопросы:

• Профессии слушателей. Чем они занимаются? Какие должности занимают? Это будет интересно исполнителям, управленцам, бизнесменам? Например, в стратегии о том, как создать конференцию по созданию лендингов, в ЦА будут маркетологи, директора по маркетингу и собственники небольших бизнесов.
• Подумайте, что больше всего волнует представителей ЦА. Какие «боли» у них есть? Продолжая пример — для бизнесменов будет интересен поиск хороших подрядчиков, для управленцев — отслеживание KPI, для исполнителей — инструменты автоматизации.
• Где представители ЦА общаются на тему конференции. Найдите форумы, профильные группы в соцсетях, чаты в Telegram. Старайтесь охватить как можно больше каналов.

Когда у вас будут ответы на эти вопросы, вы сможете чётко сформулировать идею мероприятия и заняться раскруткой.

Больше о том, как формировать темы для онлайн-школ, мастер-классов и конференций читайте в интервью с директором по развитию ACCEL Алексеем Стрельцовым.

Шаг 2. Найти спикеров

Подготовьте приблизительный список людей, которые интересны целевой аудитории. Старайтесь найти не только известных людей, уже практикующих онлайн-выступления, но и лидеров мнений в нише. Это могут быть администраторы активных форумов, представители компаний, публикующиеся в профильных СМИ, владельцы крупных пабликов и групп во ВКонтакте и Facebook.

Составьте письмо, в котором не просто приглашаете людей выступить. Предлагайте тему их доклада, объясните, какие проблемы аудитории хотите решить их презентацией.

Дайте пользу и спикеру — поясните, сколько людей планируете привлекать на конференцию, какой планируется охват. Если ваш формат разрешает спикерам продавать свои продукты, скажите об этом в письме.

Шаг 3. Подготовить программу

Основной позицией в программе конференции должен стать эксперт вашей онлайн-школы. Если планируется встреча на несколько дней, постарайтесь сделать его доклады ежедневными.

Громких спикеров ставьте в середину или конец встречи. Укажите, что сроки могут сдвигаться, поэтому зрителям лучше присутствовать на всех докладах.

Посмотрите короткий обзор нашей Антиконференции Бали — 2019.

Не забудьте упомянуть, что на встрече будет обратная связь от экспертов. Для тех, кто будет участвовать во всей конференции, подготовьте бонус — это может быть электронная книга, консультация, другие полезные материалы.

Если планируете продавать записи с конференции, скажите об этом в конце программы — чтобы те, кто не успевает побывать на самой встрече, могли планировать покупку.

Шаг 4. Найти партнёров

Чтобы организовать успешную онлайн-конференцию, хорошей программы и позиционирования недостаточно. Нужны партнеры из вашей нише.

Поступите с ними по аналогичной спикерам системе — составьте полный список компанией и брендов, которым вы можете предложить сотрудничество. Составьте коммерческое предложение, в котором укажите охват мероприятия, планируемые рекламные каналы, список спикеров, которые уже согласились участвовать и тех, кого вы пригласили.

Предлагайте компания конкретику, отправляйте персонализированные письма. Плохо — письмо в формате «давайте вы дадите нам что-нибудь для конференции». Хорошо – «Иван Иванович, у нас на конференции такой-то будет много потенциальных клиентов вашей компании. Мы предлагаем вам познакомить нашу аудиторию с вашим продуктом. Давайте бартер — с вас три безлимитных доступа к вашему сервису для розыгрыша, с нас организация конкурса плюс большой баннер на главной странице конференции»

Шаг 5. Подготовить техническую платформу

Вам нужно заранее определиться, на какой платформе будет проходить конференция. В отличие от обычного вебинара, придётся переключать основной канал на спикеров, поэтому ищите платформу с такими возможностями.

Если на конференции планируется участие хотя бы 30-100 человек, используйте платные сервисы — так будет больше надежности, нет риска, что аккаунт перестанет отвечать в самый нужный момент.

Мы работаем на GetCourse — кроме прямых трансляций и записи вебинаров, там интегрирована система аналитики. Есть демо-доступ — изучите возможности этой платформы или найдите подходящий аналог.

Шаг 6. Сделать рекламные материалы

Продвигайте онлайн-конференцию по всем каналам, где можно коснуться представителей вашей целевой аудитории:

• Сделайте анонс в блоге;
• Подготовьте рассылку для ваших подписчиков — достаточно 3-4 писем с анонсом, рассказом о программе, подробной информацией о спикерах и партнерах. Если есть такая возможность, поделитесь заранее полезными материалами — так целевая аудитория получит подтверждение полезности конференции;
• Создайте видеоролик с приглашением, разместите его на Youtube;
• Сделайте встречу-мероприятия в соцсетях, напишите несколько постов с анонсами и приглашениями;
• Соберите лендинг. Подойдёт и бесплатный конструктор, например, Tilda.

Если решили работать с платформой для проведения конференций, загружайте рекламные материалы туда — автоматически подключится аналитика, будет проще вычислять цену подписчика и слушателя конференции.

Шаг 7. Запустить продвижение

Конференция практически готова. Теперь вам нужно найти самое важное — слушателей. Лучше, если вы берёте пусть символическую, но плату за участие. Люди не воспринимают всерьёз большие мероприятия, которые проводятся бесплатно.

Попробуйте привычную для онлайн-школы схему монетизации — основные материалы продаются, но есть «демо-доступ». Сделайте бесплатный вебинар на тему конференции за неделю до старта встречи. Покажите пользу вашего эксперта, объясните, какая трансформация ждёт участников полного мероприятия.

Основная стратегия продвижения — контекстная и таргетированная реклама, почтовая рассылка и анонсы у лидеров мнений. Почитайте подробную инструкцию о том, как продвигать бесплатный мастер-класс.

Шаг 8. Провести конференцию

Перед конференцией напомните о мероприятии всем участникам почтовой рассылкой. Сделайте анонсы за день до встречи во всех соцсетях. Попросите спикеров и партнеров продублировать вашу запись на всех площадках.

Во время конференции ведите прямой эфир в соцсетях — рассказывайте интересные тезисы, пишите цитаты участников, размещайте полезные материалы. Люди должны понять, что пропускают нечто важное и интересное.

Бонус: Что делать после конференции

Когда встреча закончилась, ваша работа продолжается. Соберите все записи вебинаров, часть из них используйте как рекламные материалы для вашей онлайн-школы.

Сделайте записи во всех каналах с предложением приобрести вебинары. Не забудьте написать к каждому выступлению подводку — краткий рассказ о том, что важного сказал спикер.

Соберите обратную связь. Создайте анкету в Google Forms, попросите участников оценить общую организацию конференции и отдельно каждого спикера. Взамен пообещайте небольшую скидку на следующую встречу.

Если хотите стать продюсером мероприятий, получить систематические знания в продвижении и поддержку большого сообщества профессионалов, приходите на бесплатный вебинар в ACCEL. Мы обожаем помогать запускать прибыльные онлайн-школы — за таким образованием будущее.

Дмитрий Кузьмин

Автор